Hàng năm, vào dịp Tết Trung thu, các công ty thường tổ chức mua bánh trung thu để biếu tặng khách hàng, đối tác, hoặc làm quà cho nhân viên. Tuy nhiên, việc hạch toán khoản chi phí này cần được thực hiện đúng cách. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu quy trình xuất hóa đơn, các loại chứng từ cần thiết, và cách hạch toán chính xác liên quan đến việc mua bánh trung thu để biếu tặng khách hàng và nhân viên. Hãy theo dõi để nắm rõ những thông tin quan trọng này!
Có cần xuất hóa đơn khi biếu tặng bánh trung thu?
Theo Điều 4 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19/10/2020 quy định về Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn chứng từ có nêu:
“1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.”
Theo Điều 7 Thông tư số 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 của Bộ Tài Chính có hướng dẫn về giá tính thuế GTGT đối với hàng cho, biếu, tặng như sau:
Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ (kể cả mua ngoài hoặc do cơ sở kinh doanh tự sản xuất) dùng để trao đổi, biếu, tặng, cho, trả thay lương, là giá tính thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh các hoạt động này.
Như vậy, dựa theo các quy định trên, trong trường hợp mua bánh trung thu để cho, biếu, tặng khách hàng, đối tác hay nhân viên trong công ty thì cần:
Xuất hóa đơn đầu ra của bánh trung thu biếu tặng như hóa đơn hàng hóa thông thường
Nội dung xuất hóa đơn
- Tên hàng hóa: Ghi rõ tên hàng hóa/dịch vụ và chú thích “Hàng biếu tặng không thu tiền”.
- Thời điểm lập hóa đơn: Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu (ngày tặng bánh).
Một số lưu ý khi xuất hóa đơn đầu ra cho bánh trung thu doanh nghiệp dùng để cho, biếu, tặng khách hàng, nhân viên nội bộ:
- Trường hợp tặng bánh trung thu cho nhân viên trong nội bộ công ty: Doanh nghiệp có thể xuất chung các hộp bánh trung thu đã tặng vào cùng một hóa đơn + Kèm theo danh sách nhân viên công ty có chữ ký người nhận bánh.
- Trường hợp tặng bánh trung thu cho khách hàng, đối tác bên ngoài:
– Nếu khách hàng không lấy hóa đơn: Cuối ngày tập hợp và xuất chung vào một hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế. Kèm theo danh sách khách hàng cùng chữ ký người nhận.
– Nếu khách hàng muốn lấy hóa đơn riêng: Phải xuất từng hóa đơn riêng cho khách hàng theo đúng quy định.
Hồ sơ để ghi nhận:
Để hạch toán quà tặng, doanh nghiệp cần chuẩn bị các chứng từ sau:
Đối với bánh tặng khách hàng:
- Hóa đơn đầu vào khi mua bánh.
- Hợp đồng mua hàng.
- Chứng từ thanh toán.
- Hóa đơn đầu ra khi xuất bánh biếu tặng.
- Danh sách khách hàng nhận quà kèm chữ ký.
Đối với bánh tặng nhân viên:
- Hóa đơn mua bánh.
- Hợp đồng mua hàng.
- Chứng từ thanh toán
- Hóa đơn đầu ra khi xuất bánh biếu tặng.
- Danh sách nhân viên nhận quà kèm chữ ký.
- Quy định trong quy chế tài chính, chi tiêu nội bộ… của doanh nghiệp.
Nghĩa vụ thuế đối với bánh trung thu biếu tặng
- Thuế Giá trị gia tăng:
Căn cứ vào Điều 7 Thông tư số 219/2013/TT-BTC và khoản 5 của Điều 14 của Thông tư 219/2013/TT-BTC thì:
+ Khi mua bánh trung thu dùng biểu tặng khách hàng, nhân viên thì được khấu trừ thuế GTGT đầu vào (Nếu có đủ chứng từ liên quan)
+ Doanh nghiệp vẫn phải kê khai, tính thuế GTGT đầu ra đối với trường hợp biếu tặng bánh trung thu này.
- Thuế Thu nhập cá nhân:
Trường hợp công ty mua bánh trung thu tặng khách hàng, nhân viên nếu không thuộc các trường hợp quy định tại khoản 10 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC thì không phải chịu thuế TNCN từ nhận quà tặng. - Thuế Thu nhập doanh nghiệp:
Khoản chi phí mua bánh trung thu biếu tặng là chi phí liên quan tới hoạt động kinh doanh. Trong điều kiện khoản chi mua này có đầy đủ các chứng từ liên quan thì được tính vào chi phí được khấu trừ của doanh nghiệp.- Từ năm 2015, chi phí quảng cáo, tiếp thị,… cho hay biếu, tặng hàng hóa dịch vụ…..DN không bị khống chế 15%.
- Trường hợp nếu DN chứng minh chi phí này thuộc phúc lợi của DN cho nhân viên (tổng chi phí không quá 1 tháng lương bình quân thực tế) thì không xuất hoá đơn và tính thuế GTGT đầu ra, mà chi phí mua bánh này vẫn được tính vào chi phí được trừ.
Hướng dẫn hạch toán
Bên cho biếu tặng:
- Mua bánh trung thu về nhập kho:
N156,133/ C331,111,112 - Xuất bánh trung thu biếu tặng từ kho:
N641 (642)/ C156, 33311 - Mua bánh trung thu biếu tặng ngay không qua kho:
Nợ 641 (642),133/ C331,111,112 - Xuất bánh trung thu biếu tặng không qua kho:
Nợ 641 (642)/ C33311
Bên nhận biếu tặng:
N156,…(giá trị gồm cả VAT)/ C711
Bài viết này cung cấp cái nhìn tổng quan về cách xuất hóa đơn và hạch toán chi phí mua bánh trung thu biếu tặng. Đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và chính xác hơn trong nghiệp vụ kế toán. Nếu bạn cần hỗ trợ thêm về kế toán và xử lý hóa đơn, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết và chuyên nghiệp!
